Phòng ngừa rò rỉ dữ liệu Email và bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn ITU-T X.1236

Rò rỉ dữ liệu Email là tình trạng thông tin nhạy cảm bị phát tán ngoài ý muốn thông qua hệ thống Email. Điều này có thể xuất phát từ những lỗi bất cẩn của nhân viên hoặc các cuộc tấn công mạng. Thống kê từ Egress chỉ ra rằng 44% nhân viên đã vô tình làm lộ thông tin qua Email, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như mất khách hàng, suy giảm uy tín và làm gia tăng gánh nặng tài chính. Mỗi sự cố rò rỉ đều đẩy doanh nghiệp vào tình thế khó khăn, đối mặt với chi phí phục hồi lớn và nguy cơ vi phạm các quy định pháp lý do việc làm lộ các thông tin nhạy cảm của khách hàng, đe dọa đến sự bền vững trong dài hạn.

Rò rỉ dữ liệu Email có thể được phân loại thành hai loại chính: do người dùng nội bộ và do tấn công từ bên ngoài.

Rò rỉ dữ liệu từ người dùng nội bộ

• Bắt nguồn từ sự cố ý

Nhân viên hoặc đối tác nội bộ cố tình chia sẻ thông tin nhạy cảm ra bên ngoài, thường là do thiếu các chính sách bảo mật nghiêm ngặt hoặc kiểm soát truy cập yếu. Một ví dụ điển hình là trường hợp nhân viên gửi tài liệu bí mật hoặc dữ liệu cá nhân qua Email cá nhân mà không thông qua hệ thống bảo mật của công ty.

• Bắt nguồn từ sự vô ý Sự bất cẩn hoặc thiếu kiến thức bảo mật dẫn đến việc gửi Email chứa thông tin nhạy cảm đến sai đối tượng hoặc quên mã hóa các tệp đính kèm. Một sai lầm phổ biến là việc chia sẻ liên kết tệp trên nền tảng đám mây mà không kiểm tra kỹ quyền truy cập, dẫn đến dữ liệu nhạy cảm bị lộ.

Rò rỉ dữ liệu do tấn công từ bên ngoài

• Chiếm đoạt tài khoản (ATO): Tin tặc có thể chiếm quyền kiểm soát tài khoản Email của nhân viên thông qua các cuộc tấn công lừa đảo (phishing) hoặc phần mềm độc hại (malware). Sau khi chiếm được tài khoản, tin tặc có thể gửi đi các Email chứa thông tin nhạy cảm hoặc mã độc vào hệ thống của tổ chức.

• Truy cập trái phép vào máy chủ Email: Tin tặc khai thác lỗ hổng trong hệ thống máy chủ Email để truy cập trái phép, từ đó đánh cắp thông tin hoặc làm gián đoạn hệ thống. Việc không cập nhật phần mềm thường xuyên hoặc bảo mật yếu là nguyên nhân khiến các tổ chức dễ dàng bị tấn công.

Rò rỉ dữ liệu Email có thể dẫn đến những tổn thất nghiêm trọng cho tổ chức, ảnh hưởng không chỉ đến tài chính mà còn đến danh tiếng. Vào năm 2024, trang securityweek đã thông tin rằng tại Hàn Quốc đã xảy ra một vụ lộ thông tin lớn bắt nguồn từ Email, khi dữ liệu của ít nhất 20 triệu người bị đánh cắp từ các công ty thẻ tín dụng. Sự cố này không chỉ làm giảm lòng tin của khách hàng mà còn kéo theo hàng triệu yêu cầu hủy thẻ tín dụng, tạo áp lực lớn cho các nhà quản lý tài chính.

Ngoài ra, ransomware qua Email là một trong những mối đe dọa đáng lo ngại nhất, khi các tin tặc mã hóa dữ liệu và yêu cầu tiền chuộc từ doanh nghiệp. Theo một báo cáo của Cybersecurity Ventures, 91% các cuộc tấn công mạng bắt nguồn từ Email, làm tăng nguy cơ mất mát dữ liệu nghiêm trọng. Chi phí phục hồi sau một cuộc tấn công ransomware có thể cao gấp nhiều lần so với chi phí đầu tư vào bảo mật ban đầu.

ITU-T X.1236, được công nhận vào tháng 11/2023, là bộ tiêu chuẩn quốc tế do Liên minh Viễn thông Quốc tế (ITU) phát triển. Tiêu chuẩn này xác định các quy định và biện pháp bảo mật cần thiết để đối phó với các cuộc tấn công qua Email, đặc biệt là những rủi ro từ Email chiều gửi. Một số điểm chính từ tiêu chuẩn bao gồm:

Những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn bảo mật Email toàn cầu

• Mục 7.3 - Các mối đe dọa Email gửi đi từ người dùng chỉ ra rằng việc nhân viên chia sẻ dữ liệu nhạy cảm một cách không cẩn thận hoặc mắc sai sót trong quá trình giao tiếp qua Email, có thể dẫn đến rủi ro lớn từ các cuộc tấn công nội bộ.

• Mục 7.4 - Các mối đe dọa Email gửi đi từ kẻ tấn công nêu rõ những nguy cơ đến từ bên ngoài, như chiếm đoạt tài khoản (ATO) và truy cập trái phép vào máy chủ Email, nhấn mạnh sự cần thiết phải bảo vệ thông tin khỏi các cuộc tấn công.

• Mục 8.3 - Các yêu cầu bảo mật để đối phó với các mối đe dọa Email gửi đi từ người dùng cung cấp các biện pháp cần thiết nhằm ngăn ngừa rò rỉ thông tin, cho dù là do vô tình hay cố ý, từ đó đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm.

• Mục 8.4 - Các yêu cầu bảo mật để đối phó với các mối đe dọa Email gửi đi từ kẻ tấn công đưa ra các giải pháp bảo mật cụ thể để ứng phó với các cuộc tấn công từ bên ngoài, như chiếm đoạt tài khoản và truy cập trái phép, khẳng định tầm quan trọng của việc triển khai biện pháp bảo vệ hiệu quả.

Để ứng phó hiệu quả với các mối nguy từ rò rỉ dữ liệu email, các tổ chức cần chủ trương áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật đã được thiết lập. Tiêu chuẩn ITU-T X.1236 không chỉ giúp các doanh nghiệp thiết lập quy trình an ninh chặt chẽ mà còn tạo điều kiện cho việc tuân thủ những yêu cầu cần thiết trong bảo vệ thông tin nhạy cảm. Trong bối cảnh này, bộ lọc SendGUARD của EG-Platform nổi bật như công cụ duy nhất đáp ứng 100% yêu cầu của tiêu chuẩn, mang lại sự an tâm cho tổ chức trong việc bảo vệ thông tin quan trọng.

EG-Platform, được phát triển bởi Công ty Cổ phần VNETWORK, là một giải pháp bảo mật email toàn diện. Nền tảng này tích hợp các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ Nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning) để cung cấp hệ thống lọc tấn công email ba lớp, được thiết kế nhằm bảo vệ hiệu quả cho email doanh nghiệp ở cả chiều gửi và nhận.

• SpamGuard: Hệ thống lọc thư rác tiên tiến sử dụng Machine Learning và công nghệ Bayesian, giúp ngăn chặn máy chủ trung gian bất hợp pháp, giảm thiểu thư rác và đối phó hiệu quả với các loại email như Phishing, Virus và mã độc Ransomware.

• Receive Guard: Giải pháp bảo vệ email chiều nhận, ngăn chặn email giả mạo và các cuộc tấn công APT, BEC. Ứng dụng Machine Learning để phát hiện tên miền giả mạo và kiểm tra email trong vùng ảo, đảm bảo bảo vệ thông tin người dùng.

• Send Guard: Bộ lọc bảo vệ email chiều gửi, quản lý và phê duyệt email trước khi gửi. Bộ lọc này chặn kết nối từ các hệ thống không xác định, phát hiện email chứa phần mềm độc hại, ngăn chặn rò rỉ thông tin và đảm bảo an toàn cho người dùng.

Bộ lọc SendGUARD trong EG-Platform

Bên cạnh đó, với việc tích hợp các công nghệ tiên tiến và khả năng quản lý an ninh chặt chẽ, SendGUARD mang đến một hệ thống bảo vệ toàn diện cho email gửi đi. Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp SendGUARD vượt trội:

• Kiểm tra từ khóa và ngăn chặn rò rỉ thông tin: Công nghệ tiên tiến trong SendGUARD có khả năng phát hiện và cảnh báo ngay lập tức về các từ khóa nhạy cảm trong nội dung Email. Khi nhân viên cố gắng gửi thông tin quan trọng mà không tuân thủ quy định, hệ thống sẽ ngay lập tức thông báo, ngăn chặn việc rò rỉ dữ liệu trước khi nó xảy ra. Điều này không chỉ bảo vệ thông tin doanh nghiệp mà còn giúp nâng cao nhận thức của nhân viên về an ninh dữ liệu.

• Tính năng trì hoãn và thu hồi Email: Một trong những tính năng quan trọng nhất của SendGUARD là khả năng cho phép người dùng hủy Email ngay cả sau khi đã nhấn nút gửi. Tính năng này rất thiết thực trong việc giảm thiểu rủi ro do gửi nhầm hoặc quên đính kèm tài liệu quan trọng, đồng thời tạo ra sự linh hoạt và an tâm cho người dùng trong quy trình làm việc hàng ngày.

• Phê duyệt Email trước khi gửi: Hệ thống phê duyệt của SendGUARD giúp kiểm soát chặt chẽ các Email chứa thông tin nhạy cảm trước khi chúng được gửi đi. Điều này đảm bảo rằng mọi Email đều đã được xem xét và xác minh, góp phần bảo vệ tổ chức khỏi những rủi ro không đáng có và nâng cao hiệu quả trong quy trình giao tiếp.

• Ngăn chặn chiếm đoạt tài khoản và tấn công qua máy chủ: SendGUARD tích hợp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để phát hiện các địa chỉ IP bất thường và chặn các truy cập trái phép vào máy chủ Email. Điều này giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro bị tấn công từ bên ngoài, bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Bằng cách kết hợp những tính năng nổi bật và công nghệ tiên tiến, SendGUARD không chỉ đáp ứng được các yêu cầu khắt khe của tiêu chuẩn ITU-T X.1236 mà còn tạo ra một môi trường giao tiếp an toàn, bảo vệ tổ chức khỏi các mối đe dọa rò rỉ dữ liệu Email. Với SendGUARD, doanh nghiệp có thể tự tin trong việc quản lý thông tin nhạy cảm và bảo vệ danh tiếng của mình trong bối cảnh an ninh mạng ngày càng phức tạp.

1. Công ty Dược phẩm A Công ty Dược phẩm A đã phải đối mặt với một tình huống nghiêm trọng khi một nhân viên vô tình gửi Email chứa thông tin nhạy cảm về công nghệ nghiên cứu thuốc cho một đối tác bên ngoài. Sự cố này có thể dẫn đến rủi ro rò rỉ thông tin quan trọng và gây tổn hại đến uy tín của công ty. Tuy nhiên, SendGUARD đã phát huy tối đa hiệu quả nhờ vào hệ thống kiểm tra từ khóa thông minh. Khi nhân viên soạn thảo Email, SendGUARD tự động quét nội dung và phát hiện các từ khóa nhạy cảm, đồng thời đưa ra cảnh báo ngay lập tức. Nhân viên được thông báo về nguy cơ tiềm ẩn và có thể chỉnh sửa Email trước khi gửi. Nhờ vậy, thông tin bí mật của công ty đã được bảo vệ an toàn, giảm thiểu khả năng rò rỉ dữ liệu.

2. Cơ quan Dịch vụ Công cộng B Tại Cơ quan Dịch vụ Công cộng B, nhân viên thường xuyên gặp phải tình huống quên đính kèm tài liệu quan trọng khi gửi Email. Việc này không chỉ làm tốn thời gian mà còn gây ra sự không hiệu quả trong quy trình làm việc. Tính năng trì hoãn và thu hồi Email của SendGUARD đã chứng minh được giá trị của nó. Khi nhân viên nhấn nút gửi, SendGUARD sẽ kích hoạt tính năng trì hoãn, cho phép nhân viên có một khoảng thời gian ngắn để kiểm tra lại Email. Nếu họ nhận ra rằng tài liệu không được đính kèm, họ có thể dễ dàng hủy Email gốc và gửi lại với tài liệu đính kèm đầy đủ. Tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp của cơ quan, đảm bảo mọi thông tin đều được truyền tải chính xác.

3. Tập đoàn C Tập đoàn C đã gặp phải một tình huống nguy hiểm khi một đồng nghiệp đi công tác bị chiếm đoạt tài khoản Email. Điều này có thể dẫn đến việc thông tin nhạy cảm bị lộ ra ngoài và gây tổn hại đến hệ thống bảo mật của công ty. Tuy nhiên, nhờ vào SendGUARD, công ty đã nhanh chóng phát hiện hoạt động đáng ngờ với IP bất thường. SendGUARD sử dụng công nghệ phát hiện xâm nhập để theo dõi các hoạt động đăng nhập vào tài khoản Email. Khi phát hiện ra địa chỉ IP không quen thuộc, hệ thống tự động kích hoạt quy trình bảo mật, ngăn chặn truy cập trái phép vào máy chủ Email. Đồng thời, SendGUARD gửi thông báo đến quản trị viên về hoạt động khả nghi, cho phép họ hành động kịp thời để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Nhờ vậy, tập đoàn đã bảo vệ được toàn bộ hệ thống của mình và tránh được những thiệt hại có thể xảy ra.

Rò rỉ dữ liệu Email không chỉ là một vấn đề kỹ thuật mà còn là một mối đe dọa nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và danh tiếng của tổ chức. Các báo cáo gần đây cho thấy rằng rủi ro từ rò rỉ dữ liệu qua Email là rất cao, với những thiệt hại có thể xảy ra từ các sự cố này. Tiêu chuẩn bảo mật toàn cầu ITU-T X.1236 cung cấp các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ nhằm ngăn chặn những nguy cơ này, từ việc phát hiện rò rỉ thông tin đến các biện pháp phòng ngừa cụ thể đối với các cuộc tấn công từ bên ngoài.

SendGUARD của EG-Platform không chỉ đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn quốc tế mà còn đem lại sự an tâm cho các tổ chức trong việc quản lý thông tin nhạy cảm. Với khả năng phát hiện và cảnh báo kịp thời, cùng các tính năng bảo mật tiên tiến, SendGUARD trở thành một giải pháp thiết yếu trong việc bảo vệ Email và dữ liệu doanh nghiệp.

Đừng để tổ chức phải đối mặt với rủi ro từ các cuộc tấn công mạng và rò rỉ dữ liệu. Trao đổi với chúng tôi ngay hôm nay để khám phá cách SendGUARD có thể giúp bảo vệ thông tin quan trọng và nâng cao an ninh cho hệ thống Email. Hãy chủ động trong việc bảo vệ doanh nghiệp và đảm bảo an toàn cho dữ liệu trong tương lai!